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时间管理的困惑

2010年07月23日 | 作者: 鲨鱼教练 | 分类: 推荐分享 | 被围观 30,313 views


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1. 时常突然被老板打断

了解老板的风格,尽量为匹配他的风格多做一些准备。例如老板喜欢看数据,则及时汇报数据;老板喜欢给他做说明,则事先约好他的时间等等,预见需求就会游刃有余。

如果的确经常干扰自己的思路,那么就可以把手头正在做的事情与他新要求的事情请老板参与排序,并礼貌地表达可能由于临时委派的任务而影响原来的时间表。

2. 领导派下来的事似乎都重要

是的,起码从领导的角度看是,因为他把握大的方向;没有特殊情况,需要把这些事情的优先级排在前面,除非与老板确认了完成时间。当然,可以把自己的工作计划按照一定的周期,例如每月或每周,发给老板和相关人,如果有团队共享日历,则需及时输进去,互相容易了解配合。

3. 平衡工作和生活

有些人比较反感在晚上或休息日接到领导的短信或电话,认为八小时以外公司不付钱。职业人并不这么认为,虽然工作生活平衡很重要。但由于目标不同,所以作法因人而异,有得有失。如果自己的老板有这个习惯,那么就采取主动措施,提前替他想一步,才能解除自己的后顾之忧。

4. 沟通不充分导致工作白费

不少人感觉跟老板沟通工作的要求不到位导致无用功。这是普遍现象,所以切记事先沟通清楚要求,并且用当面重复的方法再次确认,事半功倍。如果老板有以视觉为主的工作习惯,则需发邮件与他礼貌地确认或做个备忘,其实对双方都是一个很好的约束。

5. 合作的部门总说请稍等

第一,反复催。第二,一起开会达成一致并落下有时间表的备忘录。第三,利用有效资源,例如老板。都不行,则请此事件的最高层决策是否还继续。

6. 找东西浪费时间

典型的自我管理能力不好,通常这样的人不但工作上没有条理,生活上也有点乱,例如经常找不到东西或丢三落四。我的建议是一次性处理手头的文件或物品,及时做好分类和归类,并且隔一段时间重新检验并优化分类是否合理。一般来讲,找一个文件应该在10秒钟内完成,如果超过一分钟则归类或存放有问题。

7. 长时间的会议

选择性参加会议,不重要的会议能不参加就不参加,之后可以看一下会议纪要。一定要参加的并且自己不是主要角色的时候,可以带着与工作相关的“作业”去。如果经常需要参加很多会,而这些会议的效率不高,那么就可以提出解决方案,也可以主持推动方案,施加影响力。

8. 工作流程过于复杂

大公司大多如此,信息化之后会好一些。我要求我的下属在日常工作中聪明地提高效率,例如经常要填的表则在电脑中填好存好,每次只需改动很少的内容。对于签字较多的情况则可以尝试找最后一两关的人签字,则前面的就免了,前提是务必自己负责。当然,最好的是带动流程的改善,举例说,我在十几年前就开始引入集(续致信网上一页内容)体面试的形式并且要求大多的岗位在两小时之内做出最终人选的决定,大大提高了效率,也尊重了应聘者的时间。

9. 工作职责不明确

有的员工对临时被抽调有意见,其实这往往是信任和机会。工作职责是需要大体明确,但是无法也不必要100%周延,需要留10-20%的余地应对突发事件,并考验团队合作。不少人的快速提职就是因为做了超出描述的内容,通常是模糊地带,并且被认定很有价值。

10. 收集信息影响进程

有时老板突然要某个数字,例如这几年各层级的比例,如果平时没有积累则会手忙脚乱。大家或许听说过“背包原理”,即平时多往背包里存有价值的东西,用的时候就方便了,而存什么怎么存是需要经验积累的。所以要求我们对信息的敏感度很高,并且有预见性。

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本文章由 鲨鱼教练 于2010年07月23日发布在推荐分享分类下,
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目前共有1条留言

  • 云雾里:

    1楼
    2010-07-24 00:10

    文章写的很不错呀!